Forskningsservice Koordinator - Aalborg Øst

Har du et udpræget servicegen, et stærkt administrativt overblik og lyst til at være den daglige administrative back-bone i en afdeling, der arbejder tæt på forskning? Trives du i variationen mellem klassiske administrative opgaver og mere analyseprægede opgaver som kvalitetssikring af præsentationer og udarbejdelse af sagsfremstillinger? Så er det måske dig, vi søger.

Der er tale om en fuldtidsstilling på 37 timer om ugen med arbejdssted i Aalborg.

Stillingen er forankret i Forskningsservice og placeret i Missionssekretariatet, hvor du får en central rolle i at understøtte afdelingens daglige drift og sikre høj kvalitet i materialer og beslutningsgrundlag. Missionssekretariatet er sat i verden for at understøtte AAU’s mål om at være anerkendt som et missionsdrevet Universitet.

Du bliver en nøgleperson, der både får ansvar for sikre administrative processer og for at løfte materialer som fx præsentationer, notater og sagsfremstillinger til et professionelt niveau i tæt samarbejde med afdelingens ledelse og medarbejdere.

Dine arbejdsopgaver

• Betjening af funktionspostkasse, screening/besvarelse samt. journalisering.
• Hjælpe til med rejsebestillinger og rejseafregninger.
• Hjælpe til med onboarding af nye medarbejdere.
• Planlægning, koordinering og praktisk forberedelse af møder, workshops og events.
• Ad hoc-opgaver samt koordinering på tværs af universitetets samarbejdsflader og evt. opdatering af relevante web-/infosider.
• Kalender- og mødekoordinering samt løbende korrespondance med interne og eksterne aktører.
• Kvalitetssikring og klargøring af præsentationer og mødemateriale på dansk eller engelsk.
• Bidrage til udarbejdelse af sagsfremstillinger og beslutningsoplæg i samarbejde med ledelse og kolleger.
• Bidrage til korrekt registrering af afdelingens dataflow i relevante IT systemer.
• Sikre struktur i afdelingens fælles Teams kanal samt bidrage til at udarbejde årshjul for afdelingens aktiviteter.

Dine kompetencer

Vi forestiller os, at du har erfaring med ovenstående opgaver samt en relevant uddannelse – fx kontorfaglig baggrund, en professionsbachelor i offentlig administration/administrationsbachelor, akademisk uddannelse eller tilsvarende – og at du trives med at arbejde i variationen mellem drift, kvalitet og beslutningsunderstøttelse.

Vi lægger vægt på, at du:

• Kan skabe overblik og prioritere opgaverne.
• Arbejder selvstændigt og struktureret og har øje for at optimere og udvikle processer.
• Har solid erfaring med kontoradministration og trives med at skabe struktur, overblik og fremdrift.
• Arbejder selvstændigt, serviceminded og eksekverende – og kan omstille dig hurtigt i en omskiftelig hverdag.
• Har stærke skriftlige kompetencer og er sikker i korrektur, formidling og klargøring af materiale på dansk – og kan begå dig godt på engelsk, skriftligt og mundtligt.
• Har blik for kvalitet og detalje, særligt i PowerPoint/Word/Excel, og kan løfte præsentationer og dokumenter til et professionelt niveau.
• Er relationsstærk og kan samarbejde på tværs – og samtidig bevare ro og overblik, også når der er mange bolde i luften.
• Er IT-kompetent og nysgerrig på brugen af Copilot og AI i administrationen. Kendskab til AAU’s systemer og/eller sags-/dokumenthåndteringssystemer (fx Workzone el.lign.) er en fordel.
• Vi sætter pris på stor arbejdskapacitet, god humor og en positiv livsindstilling.

Hvem er vi

Missionssekretariatet på Aalborg Universitet er en central enhed i Forskningsservice, som understøtter forskningsmiljøerne i at skabe forskning i international topklasse. Missionssekretariatet samler, koordinerer og understøtter universitetets missionsdrevne indsatser og fungerer som videnshub for udvikling af tværgående samarbejder, der adresserer centrale samfundsudfordringer. Læs mere om os her: Missionssekretariatet

Ansøgning

Din ansøgning skal indeholde følgende:

• Ansøgning, hvori du redegør for, hvilke faglige og personlige kompetencer samt erfaringer der gør dig særligt kvalificeret til stillingen
• CV
• Eksamensbevis
• Evt. relevante bilag

Du kan læse mere om krav til din ansøgning her.

Ansøgning sendes via Aalborg Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aalborg Universitets hjemmeside.

Aalborg Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Har du spørgsmål?

10. juni 2026

Vi forventer at afholde den 1. samtale den 15. juni 2026 og evt. 2. samtale d. 22. juni 2026

15. august 2026

Øvrige informationer

Ansættelsesprocessen på Aalborg Universitet kan omfatte en risikovurdering som et værktøj til at identificere potentielle risici forbundet med nyansættelser, der sikrer arbejdspladsens sikkerhed, compliance og integritet.

Løn- og ansættelsesvilkår

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.

Aalborg Universitet – Viden for verden

Denne stilling er publiceret af Aalborg Universitet via jobnet.dk