Administrativ Koordinator Kosovo - Danmarks Fængsler

Har du lyst til at være med til at opbygge og arbejde i det sekretariat, der understøtter driften af det danske fængsel i Kosovo? Vil du koordinere og skabe enkle og effektive processer for arbejdet mellem kollegaer i Danmark og Kosovo?

Gjilan Fængsel i Kosovo

Danmarks Fængsler lejer 300 fængselspladser i byen Gjilan i Kosovo. Det er en helt ny og anderledes opgave, som samtidig rummer alle de kendte aspekter af fængselsdrift. Fængslet gennemgår pt. en renovering og forventes at åbne i 2027. Opgaven med at drive fængslet forventes at blive varetaget af en ny, selvstændig myndighed ”Danmarks Fængsler i Kosovo”, der oprettes til formålet i 2027. Den øverste ledelse er dansk og består af governor, en operativ chef og en stabschef. Hovedparten af fængslets personale vil være lokale betjente, værkmestre, administrative medarbejdere mv. fra Kosovos fængselsvæsen. Disse arbejder under ledelse af en lokal fængselschef, som referer til governor. Det fælles arbejdssprog er engelsk. Derudover etableres en dansk stab bestående af socialrådgivere, jurister, sundhedspersonale, fag-konsulenter og administrative medarbejdere, der skal varetage sagsbehandling og sammen sikre, at straffuldbyrdelsen sker efter danske regler og retningslinjer. Derudover vil der være medarbejdere, der varetager en række sekretariatsopgaver knyttet til driften og myndighedens almindelige virke. Den danske stab får til huse i et kontor i København, ledet af stabschefen, som du vil referere til. Herfra udsendes de enkelte medarbejdere til Kosovo på fast basis, midlertidigt eller på tjenesterejser, afhængig af deres opgaver. Som administrativ koordinator vil du skulle løse langt hovedparten af dine opgaver i København. Indtil den selvstændige myndighed ”Danmarks Fængsler i Kosovo” oprettes, vil du være ansat i Styrelsen for Danmarks Fængsler, hvor du indgår i kontoret ”Udlandsfængsel.”

Dine ansvarsområder

Du bliver en krumtap i maskinrummet for den danske stab, som du understøtter med en række administrative og koordinerende opgaver. Du vil samtidig skulle understøtte Guvernor og resten af den øverste ledelse med administrativ support. Når fængslet tages i brug i 2027, bliver du et bindeled, der bidrager til, at opgaver og information flyder effektivt mellem staben i Danmark og de danske ledere og medarbejdere udsendt til Kosovo. Du får alt i alt en central rolle både i planlægning og gennemførelse af stabens aktiviteter og i betjeningen af fængslets mange interessenter og samarbejdspartnere. Da staben pt. er under opbygning, vil opgaveporteføljen i en vis grad kunne tilpasses på baggrund af dine kompetencer. Vi forestiller os, at dine primære opgaver bliver:

• Administrativ og koordinerende ledelsesstøtte: Du yder tæt sparring og administrativ support til stabschefen og den øvrige ledelsesgruppe. Det indebærer fx at planlægge, koordinere og praktisk afvikle møder – herunder samle materiale, skrive referater og sikre opfølgning, ligesom praktisk kalenderstyring, mødekoordinering og forberedelse af møder, vil være en del af opgaveporteføljen.
• Administrativ sagsbehandling og sekretariatsbetjening: Du vil være den administrative indgang, yde bred sekretariatsbetjening og administrativ support til kontoret. Du trives med at kendte og ukendte ad hoc-opgaver lander på dit skrivebord.
• Projektassistance: Du assisterer på større og mindre projekter på tværs af kontoret, og står muligvis selv i spidsen for mindre projekter, hvor du styrer initiativer og fremdrift samt koordinerer aktiviteter på tværs af projektleverancer.
• Opbygning og vedligehold af effektive strukturer og effektive administrative processer; Du har en udsøgt strukturforståelse, og kan opbygge og/eller vedligeholde effektive administrative processer herunder anvende IT på højt niveau til at optimere arbejdet og samarbejde.
• Udarbejdelse og vedligehold af skriftligt materialer: Du bistår med at udarbejde og vedligeholde relevante vejledninger og procedurer til understøttelse af fx sagsbehandlingen og driften.

Dine kvalifikationer

Du har en relevant uddannelsesmæssig baggrund, fx en kontoruddannelse med speciale i offentlig administration. Vi forestiller os, at du:

• Er en rutineret administrativ profil: Du har solid erfaring med sekretariatsarbejde og en forståelse for at begå dig i en stor statslig organisation. Dertil trives du med mange og forskelligartede opgaver.
• Er en struktureret planlægger: Du har nemt ved at skabe overblik og forstår at navigere i komplekse dagsordener, hvor du ofte skal være tre skridt foran.
• Mestrer virtuelt samarbejde: Du er teknisk stærk og vant til at bruge digitale værktøjer til at skabe nærhed og fremdrift over afstand.
• Er kommunikativt stærk: Du skriver præcist og fejlfrit og forstår at begå dig professionelt på alle niveauer i organisationen, ligesom du behersker engelsk i både skrift og tale.

Løn- og ansættelsesvilkår

Stillingen besættes i henhold til gældende overenskomst. Såfremt du i forvejen er ansat som tjenestemand, kan du bevare ansættelsen som tjenestemand. Der vil herudover kunne aftales tillæg afhængig af erfaring og kvalifikationer. Stillingen er med forventet tiltrædelse pr. 1. august 2026. Ansættelsesområdet er Danmarks Fængsler. Arbejdsstedet er indtil videre beliggende på Kristineberg 4, 2100 København Ø. Sikkerhedsgodkendelse er en forudsætning for ansættelsen, ligesom du skal kunne opretholde sikkerhedsgodkendelsen gennem din ansættelse.

Ansøgning

Du søger stillingen via knappen ”Søg stillingen.” Ansøgning, CV og dokumentation for uddannelse samt andet relevant materiale skal være modtaget i rekrutteringssystemet senest mandag den 8. juni 2026. Vi forventer at afholde samtaler i uge 24 eller senest uge 25. Hvis du har spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte Stabschef, Line Crista Bækvad Gjærløv, på telefonnr. 7255 4187 eller e-mail: LineCristaBaekvad.Gjaerlov@dkf.dk. Hvis du indkaldes til samtale, skal du til samtalen medbringe identifikation (f.eks. pas eller kørekort). Det er en forudsætning for ansættelse, at du i forbindelse med samtalen giver dit samtykke til, at Danmarks Fængsler må indhente og vurdere oplysninger om dig i det Centrale Kriminalregister. Alle interesserede uanset personlig baggrund opfordres til at søge stillingen.

Denne stilling er publiceret af Styrelsen for Danmarks Fængsler via jobnet.dk