Mødekoordinator Næstved - Byrådssekretariat

Har du talent for struktur og sans for service? Kan du holde overblikket i en ofte travl hverdag? Trives du med at arbejde helt tæt på de politiske beslutningsprocesser – og kan du se dig selv i en funktion, hvor din vigtigste opgave er at bidrage til, at borgmesterens hverdag fungerer?

Så er det måske dig, vi leder efter til at understøtte vores borgmester.

Om jobbet

I jobbet med at understøtte borgmesteren får du en spændende og alsidig arbejdsdag med kontakt til borgere, politikere og samarbejdspartnere i og udenfor organisationen. Du bliver en central del af borgmesterens daglige varetagelse af sine opgaver, og sætter en ære i, at borgmesteren altid er velforberedt til møder og har en opdateret kalender. Du sikrer med andre ord en smidig arbejdsdag for borgmesteren! Du har overblik og navigerer effektivt i en travl hverdag samtidig med, at du tænker fremad og forstår politiske og organisatoriske sammenhænge.

Du bliver ansat i Byrådssekretariatet, hvor vi i fællesskab løfter en række tværgående og forskelligartede opgaver, der understøtter byrådet, borgmesteren, direktionen og kommunes fagcentre. Vi arbejder selvstændigt, er fagligt dygtige og bliver opfattet som kompetente, tilgængelige og imødekommende.

Indimellem går det stærkt hos os, og der er brug for, at alle bidrager til at komme i mål med opgaverne og tager et ansvar i det daglige. Vi har det sjovt og er uhøjtidelige, men samtidig ambitiøse, og det lægger vi vægt på, at du også er.

Dine primære opgaver i understøttelsen af borgmesteren vil være:

• Administrative opgaver: Du håndterer daglige administrative opgaver, herunder kalenderstyring og god mødekoordinering på tværs af organisationen. Du sørger for, at borgmesteren er velinformeret og forberedt til møder og arrangementer, og du sikrer overblik over deadlines og aftaler. Du sikrer naturligvis også den løbende journalisering.
• Kommunikation: Du besvarer henvendelser og understøtter korrekt sagsgang i forbindelse med henvendelser til borgmesteren fra borgere og samarbejdspartnere.
• Mødeplanlægning og prioritering: Du understøtter borgmesteren i løbende kalenderprioriteringer via faste kalendermøder. Du sørger derudover for at booke møder og sikrer forplejning og evt. mødemateriale. Endelig sikrer du, at der bliver taget godt imod de gæster, der skal til møde med borgmesteren.
• Understøtter stabschefen i sekretariatsbetjening af Byråd og Direktion.

Om dig

Som du nok har fornemmet, har vi store forventninger til dig.

Vi forventer, at du

• enten er kontoruddannet eller har en akademisk baggrund – gerne med erfaring fra en tilsvarende stilling
• er struktureret og selvkørende og har et naturligt blik for, hvad der skal til for at få ting til at lykkes
• kan bevare roen når tempoet stiger
• kommunikerer klart – både skriftligt og mundtligt – og er godt til at samarbejde bredt
• har stærke evner inden for kalenderstyring, mødeforberedelse, notatskrivning og dokumenthåndtering
• har evnen til at holde styr på mange opgaver og sikre at borgmesteren altid er velforberedt
• håndterer henvendelser fra organisationer og virksomheder med professionalisme, fortrolighed og overblik
• håndterer henvendelser fra borgere på en hjælpsom, rummelig og venlig måde

Vi tilbyder dig

• et job tæt på beslutningstagerne, hvor du bliver en nøgleperson i borgmesterens hverdag og i kommunens ledelses- og sekretariatsarbejde
• en hverdag med stor variation, indflydelse og faglige udfordringer
• et stærkt samarbejdsmiljø med engagerede kolleger, humor og højt tempo
• en arbejdsplads, som har tillid til dig og derfor også forventer meget af dig
• fleksibel fredag, hvor du har mulighed for at arbejde hjemme

Løn- og ansættelsesvilkår

Tiltrædelse

Arbejdstid pr. uge

Vil du vide mere?

Arbejdssted

Ansøgningsfrist

Ansættelsessamtaler:

Du søger stillingen ved at sende din ansøgning, CV og anden relevant dokumentation og uddannelsesbevis elektronisk via ansøgerknappen ”Ansøg”.

Vi ser frem til at modtage din ansøgning.

Om Næstved Kommune

Denne stilling er publiceret af Næstved Kommune via jobnet.dk