Ministerialkontor København K - Sagshåndtering & Mødekoordination

Har du et stort overblik, sans for god service og et godt humør – selv når det går stærkt? Og har du samtidig lyst til at løfte mange forskelligartede opgaver tæt på ministeren i en hverdag med stor variation? Så er du måske vores nye kollega.

Stillingen

Som sekretær for børne-, ældre- og boligministeren vil du – i tæt samarbejde med dine kollegaer – stå for at få den daglige sekretariatsbetjening og servicering af ministeren til at gå op i en højere enhed.

Stillingen indeholder mange forskelligartede opgaver, og du vil få en bred kontaktflade til de øvrige kontorer i departementet samt til Folketinget og eksterne parter. Du vil blive ansat i ministeriets Minister- og Ledelsessekretariat og komme til at løse dine opgaver i et tæt samarbejde med kontorets øvrige medarbejdere.

Dine opgaver omfatter bl.a.:

• Koordinering og styring af ministerens kalender samt håndtering af ministeriets postkasser, herunder ift. henvendelser og invitationer til ministeren.
• Praktiske opgaver i relation til ministerens besøg og møder, herunder koordinering med mødedeltagere, bestilling af mødeforplejning samt indsamling og klargøring af mødemateriale mv.
• Håndtering af lovprocesser.
• Koordinering med Folketinget ifm. bl.a. behandlinger af lovforslag samt besvarelse af udvalgsspørgsmål, §20-spørgsmål og samrådsspørgsmål.
• Klargøring af statsrådsmateriale, ministerens mødemateriale samt ministeriets bidrag til åbenhedsordningen.
• Håndtering af indkøb og fakturering.
• Diverse ad hoc-opgaver.

Om dig

Du har en administrativ kontoruddannelse og relevant erfaring fra en lignende stilling i centraladministrationen eller alternativt fra en stilling som chef-/direktionssekretær.

Dertil forestiller vi os, at du:

• Er fortrolig med at håndtere store mængder henvendelser, dokumenter og mødemateriale.
• Trives med at have mange bolde i luften og kan bevare overblikket og det gode humør i en uforudsigelig hverdag, hvor tempoet til tider er højt og kontaktfladen er stor.
• Har erfaring med kalenderstyring på topledelsesniveau.
• Har stærke IT-kompetencer og erfaring med digital sagshåndtering samt håndtering af faktura og rejseafregning.
• Kan formulere dig klart, tydelig og korrekt på skrift og i tale.
• Er detaljeorienteret, god til at planlægge og holde styr på frister.
• Er selvstændig, ansvarsbevidst og følger dine opgaver til dørs.
• Besidder gode samarbejdsevner og er servicemindet.

Om Børne-, Ældre- og Boligministeriet

Børne-, Ældre- og Boligministeriet er et nyt ministerium, der samler centrale velfærdsområder med betydning for mennesker gennem hele livet. Vi arbejder for at skabe gode rammer for børn, ældre og på boligområdet. Vi er optaget af samfundet omkring os og udarbejder løsninger i tæt samarbejde med andre ministerier, kommuner og en bred kreds af interessenter. Hos os bliver du en del af en organisation i udvikling, hvor høj faglighed og godt samarbejde er en del af grundlaget for vores arbejde.

Løn og ansættelse

Ansættelse sker på overenskomstvilkår efter fællesoverenskomsten mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer – Det Statslige Område (OAO-S-fællesoverenskomsten) samt organisationsaftalen for kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK).

Stillingen er på fuld tid og stiller krav om fleksibilitet.

Arbejdsstedet er Børne-, Ældre- og Boligministeriets departement, Stormgade 2-6, 1470 København K.

Stillingen ønskes besat med virkning fra den 1. november eller snarest muligt.

Spørgsmål?

Du er velkommen til at kontakte HR-medarbejder Henriette Frederiksen på tlf. 24 91 43 69 eller hesf@aeldremin.dk (vedrørende ansættelsesforhold) eller chefkonsulent Cathrine Brandt Nielsen på tlf. 41 85 14 12 eller cabn@aeldremin.dk (vedrørende de faglige arbejdsopgaver).

Søg stillingen

Send ansøgning, CV og eksamensdokumentation elektronisk via stillingsopslaget.

Vi skal modtage din ansøgning senest torsdag den 24. september kl. 12. Samtaler gennemføres i uge 39.

Ministeriet ønsker at fremme ligestilling og mangfoldighed, hvorfor alle kvalificerede ansøgere uanset alder, køn, religion, handicap eller etnisk tilhørsforhold opfordres til at søge stillingen.

Denne stilling er publiceret af Ældreministeriet via jobnet.dk