Administrativ koordinator Roskilde - Vagtplanlægning

Trives du i en skiftende hverdag, hvor du spiller en central rolle i at få møder, vagtplaner og ressourcer til at gå op i en højere enhed? Er du skarp til planlægning, koordinering og opfølgning – og har du lyst til at være tæt på ledelsen i en operativ organisation? Så er det måske dig, vi søger som vores nye sekretær på deltid.

Om os

Du bliver ansat i Roskilde Brandvæsen som har et tæt samarbejde med ledere og medarbejdere både i den operative tjeneste og i den øvrige administration. Vi er en mindre organisation med korte beslutningsveje og en uformel omgangstone, hvor vi lægger vægt på faglighed, ansvarlighed og godt samarbejde.

Du bliver en del af et administrativt fællesskab med dygtige kollegaer, hvor vi hjælper hinanden på tværs af opgaver – særligt i perioder med spidsbelastning.

Dine opgaver

Stillingen er en halvtidsstilling, hvor dine hovedopgaver vil være:

• Ressource- og mødeplanlægning for ledelsen

  , herunder:

  • Kalenderstyring for beredskabsdirektør
  • Planlægning, koordinering og opfølgning på møder med interne og eksterne parter
  • Praktisk koordinering af møder i fx kommission, LMU og øvrige faste mødefora
  • Forberedelse af møder, herunder indkaldelser, dagsordener, materialeindsamling og udsendelse

• Understøttelse af den operative tjeneste

  i forhold til:

  • Ressourceplanlægning og koordinering i tilknytning til vagtplaner
  • Håndtering af vagtbytninger og justeringer i samarbejde med relevante ledere
  • Opfølgning på og indtastning/registrering af timer i de relevante systemer

• Administrative opgaver og ad hoc-opgaver

  , herunder:

  • Generelle sekretariatsopgaver for ledelsen
  • Bidrag til koordinering af større møder, temadage og interne arrangementer
  • Hjælp til kollegaer i det administrative fællesskab ved spidsbelastninger
  • Andre forefaldende administrative opgaver efter aftale

Hvem er du?

Vi forestiller os, at du:

• har en relevant kontor-/HK-uddannelse og gerne erfaring fra en lignende administrativ eller sekretærfunktion
• er stærk i
  

  planlægning, koordinering og opfølgning

  – også når der er mange bolde i luften

• er struktureret, ansvarsfuld og har sans for detaljen
• er serviceminded og trives med at understøtte både ledelse og kollegaer
• har gode skriftlige og mundtlige formuleringsevner
• er rutineret IT-bruger og har let ved at sætte dig ind i nye systemer (f.eks. kalender- og planlægningssystemer, tidsregistrering m.v.)
• trives i en hverdag, hvor der både er faste opgaver og ad hoc-opgaver, og hvor prioriteter kan ændre sig hurtigt
• Personligt lægger vi vægt på, at du:
• er samarbejdsorienteret, fleksibel og god til at skabe gode relationer
• kan arbejde selvstændigt og bevare overblikket – også når det går stærkt
• er stabil, pålidelig og bidrager til en positiv omgangstone i hverdagen

Vi tilbyder

• En
  

  deltidsstilling på 15 timer pr. uge

  med mulighed for fleksibel tilrettelæggelse inden for rammerne af opgaveløsningen

• Et alsidigt job tæt på den daglige drift og ledelse i en operativ organisation
• Godt kollegialt fællesskab med mulighed for sparring og faglig udvikling
• Frihed under ansvar og mulighed for at præge tilrettelæggelsen af opgaverne
• Løn- og ansættelsesvilkår fastsættes efter gældende overenskomst og principperne for Ny Løn

Mere information

Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte Beredskabsdirektør, Lars Robetje på tlf. 51225241 eller mail larsro@roskilde.dk.

Der indhentes straffeattest i forbindelse med ansættelse.

Denne stilling er publiceret af Roskilde kommune via jobnet.dk